Zoho CRM レコード画面｜CRMトライアル完全ガイド

トライアルガイドへようこそ！

トライアルガイドには、HeyKnotがおすすめする、CRMを導入したときまずやるべきことと、その手順をまとめています。

ぜひ参考にしてみてください！

1. まず「レコード」って何のこと？

Zoho CRMでいう「レコード」とは、「CRMに登録された1件分のデータ」のことです。

たとえば、こんなイメージです。

・人物タブに登録した「田中太郎さん」→ これが1件のレコード
・商談タブに登録した「A社との新規契約」→ これも1件のレコード
・取引先タブに登録した「株式会社B」→ これも1件のレコード

Zoho CRMにはいくつかの「タブ」があります。
連絡先・取引先・商談・活動など、タブごとにレコードが存在していて、それぞれに異なる情報が入っています。

「人物」タブの、「桜庭和志さん」のレコード画面

💡 よく「レコード＝表のなかの1行」とイメージされる方もいますが、Zoho CRMのレコードはもっと情報量が豊富です。1件のレコードに、関連する別のデータもまとめて紐づけることができます。

Zoho CRMのタブと項目について知りたい方は、こちらの記事をご参照ください。

トライアルガイド｜タブの仕様と編集;https://heyknot.com/zohodx/article/crmtrial-005

もっと詳しく知りたい方はこちら！

タブと項目設定ガイド;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-002

カスタム項目活用ガイド;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-003

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2. レコード画面をエリアで理解しよう

レコードを開いたとき、最初は「情報がたくさんあって見づらい」と感じるかもしれません。
でも、画面を5つのエリアに分けて見ると、ぐっとわかりやすくなります。

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2.1　ヘッダー部分

画面の一番上にある白いエリアです。
レコード名が確認できる他、レコードの各種編集がここから行えます。

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2.2　情報エリア

画面の中央に広がる、メインのエリアです。
氏名などの情報が、作成した項目に沿って表示されます。

ここがレコードの本体で、入力・確認・更新をいちばんよく行う場所になります。
項目の種類や並び順は、管理者がカスタマイズすることも可能です。

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2.3　活動履歴

💡メインエリアから下へスクロールすると出てきます。

「誰が・いつ・何をしたか」を記録する活動履歴を一覧で確認できます。

・メールを送った
・電話をかけた
・打ち合わせをした
など、対応履歴が時系列で残せるため、チームの誰でも過去のやりとりをすぐに確認できます。
対応が重複したり、引き継ぎ時に情報が抜け落ちたりするリスクを減らせます。

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2.4 関連リスト

レコードに紐づく別のデータを一覧で確認できるエリアです。

・この顧客に対して進んでいる商談一覧
・送ったメール履歴
・残っているタスク
などが、このエリアにまとめて表示されます。

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なお、活動履歴や関連リストは、表示・非表示や並び替えが可能です。
不要なものは非表示にするなど、自社に合わせてカスタマイズすることをおすすめします。

💡関連リストについては、後ほどもう少し詳しく説明します。

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3.既存レコードの編集・削除方法

レコードの内容を変更したいときは、以下の手順で操作します。

3.1　編集方法

１：編集したいレコードを開き、右上の「編集する」または項目の鉛筆アイコンをクリックします。
鉛筆アイコンは、項目にカーソルを合わせると表示されます。

,２：編集した内容を保存して完了です。

💡鉛筆アイコンでの編集は「インライン編集」とも呼ばれます。わざわざ編集画面を開かずに済むので、小さな修正をするときに役立ちます。

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3.2　削除方法

１：削除したいレコードを開き、画面右上の「…」をクリックします。
メニューの中から「削除」を選びます。

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２：確認ダイアログが表示されたら「削除する」をクリックします

⚠️ 削除操作は取り消せない場合があります。本当に不要なレコードかどうかを確認してから削除しましょう。

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４. 関連リストを活用しよう

4.1　関連リストとは？

関連リストとは、レコードに紐づいている別のデータを、同じ画面の中でまとめて確認できる一覧のことです。

レコードを開き、下にスクロールしていくと

このように、
・この人と進めている商談の一覧
・この人に送ったメールの履歴
などのデータが、レコード画面の中にまとまって表示されます。

Zohoではこれを「関連リスト」と呼んでいます。

💡「関連情報のまとめ欄」というイメージが近いかもしれません。

4.2　関連リストを使うメリット

・情報を探し回らなくてよくなる
顧客に関する情報が1か所にまとまるので、別の画面を行き来しなくてすみます。
時間の節約になりますし、「あの情報どこだっけ？」というストレスも減ります。

・対応漏れを防ぎやすくなる
「次回の予定は入っているか」「未対応のタスクが残っていないか」を、レコードを開くだけで確認できます。
うっかり忘れてしまうリスクが下がります。

・チームで状況を共有しやすくなる
誰がいつ何を対応したか、次に誰が動く予定かが見えやすくなります。
担当が変わったときの引き継ぎも、格段にスムーズになります。

4.3　関連リストの使い方

・関連リストの新規作成

１：レコード画面のサイドバーを開くか、または一番下までスクロールし、「関連リストを追加する」をクリックします

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２：追加したいリストを選択します。
種類がさまざまありますが、まずは「未選択の関連リスト」から選ぶことをおすすめします。

💡使い慣れてきたら他の関連リストにも挑戦してみてください！

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３：「追加する」をクリックすると、すぐにレコードに反映されます。

新たに追加した「添付」の関連リスト

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・表示項目のカスタマイズ

💡関連リストに表示される項目や、データの並び順は変更することができます！

１：カスタマイズしたい関連リストの右上にある「＋」のようなアイコンをクリックします。

２：表示したい項目はチェックを入れ、非表示にしたい項目はチェックを外します。
また、ドラッグ&ドロップで項目の表示順を並べ替えることも可能です。

３：最後に「保存する」で完了です。

💡 よく使う項目を絞り込んで表示しておくと、関連リストがぐっと見やすくなります。チームで使い方を統一しておくと、情報共有もよりスムーズになりますよ。

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