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1. カスタム項目を使いこなすために
Zoho CRMの「項目」とは、顧客情報や案件情報を管理するための「入力枠」のことです。
例えば、「名前」「電話番号」「メールアドレス」といった一つひとつのデータ入力欄がすべて「項目」です。
そしてZoho CRMには、「デフォルト項目」と「カスタム項目」があります。
本記事では、その中でも「カスタム項目」に焦点を当て、それぞれの項目でできることや具体的な設定方法を、より詳しく解説していきます。
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タブと項目に関する記事をまだ読んでいない方は、ぜひこちらもあわせてご覧ください！
適切な情報蓄積を実現する｜Zoho CRMのタブと項目の設定ガイド;https://zohodxnavi-jlso.vercel.app/#article/crm101_002
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2.カスタム項目とは？
Zoho CRMには、あらかじめ用意されている「デフォルト項目」と、自由に追加・編集ができる「カスタム項目」があります。
自社に最適なCRM環境を構築するためには、カスタム項目を活用し、自社の業務に合わせて適切にカスタマイズすることが重要です。
カスタム項目
自社の業務に合わせて追加できる項目です。
フリーテキスト、日付、数値、選択式、他データとの連携などさまざまな形式があり、活用することで自社仕様にCRMを設計できます。
💡基本的に追加・削除ができますが、その項目が下記機能で使用されている場合は、先に関連設定を解除しなければ削除できません。
・ワークフロー
・レイアウトルール
・数式項目
・ビューやレポート
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デフォルト項目
基本情報を管理するための標準項目です。
例えば、人物タブの「姓名」のように、業務上欠かせない情報を漏れなく蓄積するためにあらかじめ設定されています。
💡なお、これらの項目の中には削除や名称変更ができないものもあります。
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3.カスタム項目一覧
※カスタム項目の種類はZoho CRMのプランによって増減します。
4.まずは押さえておくべき各種設定
カスタム項目には、テキスト系・数値系・日付系などさまざまな入力形式がありますが、形式にかかわらずよく使われる設定がいくつかあります。 まずは、それらの基本的な設定から押さえていきましょう。
項目の設定方法などはこちらから！;https://zohodxnavi-jlso.vercel.app/#article/crm101_002
・組織全体に共有
ユーザーを限定せず、組織全体で共有できます。
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・必須
入力を必須にできます。 顧客の氏名や会社情報など、入力漏れを防ぎたい項目によく使用されます。
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・値の重複禁止
データの重複を防ぎます。
メールアドレス／顧客ID ・会員番号／契約番号 など、同じものがあってはいけない情報に有効です。
例：顧客ID「A001」が登録済みなら、同じ「A001」は登録できない。
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・項目の暗号化
暗号化されたデータは、権限が与えられたユーザーのみが閲覧可能なため、セキュリティ対策に有効です。
個人情報や機密情報を保護できます。
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・ヒントを表示
入力の際に、項目にヒントを表示できます。
入力形式を統一したい場合や、入力前の注意喚起などにも有効です。
例：電話番号項目に「ハイフンは除く」など
表示形式は2種から選択できます。
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5.入力タイプ別・カスタム項目ガイド
特におすすめの項目には★マークをつけていますので、ぜひチェックしてみてください！
5.1 テキスト系
1行
最大255文字までの、短めのフリーテキストです。
会社名、競合名など自由記述全般のほか、自由度が高いため会社独自の項目作りにも向いています。
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複数行
ヒアリング内容や商談メモなど、長文を入力できます。改行も可能。
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メールアドレス
メールアドレスに使用できる形式でのみ入力できます。
「@」が含まれていない場合や、メールアドレスで使用できない文字・記号が含まれている場合は保存できません。
また、クリックでメールを送信することもできます。
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電話番号
半角のみ対応の、電話番号専用の項目です。 モバイル利用時はタップ発信が可能です。
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URL
Webサイトのリンクを保存できます。
レコード画面から１クリックで該当ページへ移動できます。
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5.2 数値・金額系
数値
整数入力専用。数量、件数、人数を入力する時などに使います。 最大9桁まで入力可能です。
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少数
小数点を含む数値入力が可能。 単価や割引率などに向いています。
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長整数
桁数の多い整数向き。最大18桁まで入力可能です。 大きな管理番号などで使用します。
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通貨
金額専用項目。 通貨単位が付き、レポート集計にも使えます。
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パーセント
％表示で入力可能。 成約確度や割引率の管理に便利です。
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★自動番号
レコード作成時に自動で連番を振ります。
自動で割り当てられるため入力の必要がなく、従って編集画面にこの項目は出てきません。
接頭語や開始番号、桁数も設定できます。案件番号や問い合わせの受付番号など、番号を管理するのに適した項目です。
💡なんで番号管理に適しているの？
手動で入力する必要がない
・自動発行で番号の重複を防げる
・どの案件・問い合わせかを簡単に特定できるようになる
手入力による人的ミスを防ぎながら、データ管理の正確性が高まり、情報も探しやすくなるためです。
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5.3 日付系
日付
日付のみを管理します。 契約日などの管理におすすめです。
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日時
日付＋時間を記録可能。
問い合わせ受信、イベント管理、予約管理などに向いています。
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5.4 選択系
★選択リスト
設定した選択肢から1つだけ選べます。
自由記述のように入力にばらつきが出ないため、データを統一でき、分析にも強い項目です。
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★複数選択リスト
設定した選択肢から複数選べます。
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真偽値（チェックボックス）
チェック形式。「該当する／しない」を管理したいときに有効です。
例：メルマガ配信対象か など
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5.5 連携・自動化系
★ルックアップ
別のタブに存在する関連データ1つと紐付けることができます。
例えば、「人物タブ」で「取引先タブ」のルックアップ項目を作成した場合、「Aさんはどの会社の社員か」という情報を、プルダウンで紐づけることができます。
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★複数選択ルックアップ
1つのデータに対して、複数の関連データを紐づけられる項目です。
・通常のルックアップ：1つのデータを紐づける
・複数ルックアップ：複数のデータを紐づける
「関係する人・会社・商品が複数あるとき」に便利です。
↑「案件タブ」を「人物タブ」に紐付けた場合のイメージ
↑複数ルックアップにより、佐藤隆さんに複数の案件を紐づけることができました。
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ユーザー
CRMのユーザーを指定できる項目です。 責任者の設定や担当者の明確化など、誰が対応しているのかを把握したい場合に有効です。
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数式
他の項目を使って自動計算できます。
例：数量 × 単価 ＝ 合計金額 など
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★集計
関連するデータを自動で合計・平均などにまとめる項目です。
例えば、「取引先Aの案件の合計金額」などを自動計算で算出できます。
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サブフォーム
レコード内に、表形式でデータを保持できる項目です。
例えば「作業日・作業内容・担当者」といった履歴情報を、1つのレコードの中で一覧表として管理できるようになります。
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5.6 添付系
ファイルのアップロード
PDFやExcelなどの資料添付が可能です。
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画像のアップロード
画像ファイルを最大10枚までアップロード可能です。
現場写真や商品画像、名刺画像などの管理に向いています。
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5.7 整理用
新しいセクション
項目をグループ分けする見出しを作成できます。
会社情報や人物情報など、同じ分類のデータを1つのセクションにまとめることで、入力画面を見やすく整理できます。
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6. タブ別おすすめ項目
◎商談タブ作成におすすめ
・金額系には通貨を、選べるものは全て単数または複数選択で入力を楽に
・会社名、人物名はルックアップで簡単紐付け
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◎人物（顧客）タブ作成におすすめ
・この人物（顧客）との関係性を示す「顧客区分」を作成する
例：キーマンなのか？商談には関わらない経理担当者か？など 、
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7. カスタム項目を活用してZoho CRMをもっと便利に
Zoho CRMでは、カスタム項目を活用することで、自社の業務や営業フローに合わせたデータ管理が可能になります。
管理したい情報を適切な項目として設定しておくことで、データ入力や情報確認がスムーズになり、営業活動の効率化にもつながります。
Zoho CRMをより便利に活用できるように、ずは自社で管理したい情報を整理し、必要なカスタム項目を設定することから始めてみてはいかがでしょうか。
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また、私たちHeyKnot株式会社では、Zoho CRMの導入支援から運用・改善まで伴走型でサポートしています。
- CRMの初期設定
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など、お客様を置き去りにしない、弊社独自のOneFlowSalesという考え方をもとに、現場で使い続けられるCRMづくりを伴走型で支援しています。
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どのようなお悩みでも、ぜひお気軽にご相談ください。
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