Zoho Formsとは？｜データを活かすフォーム作成

問い合わせフォーム、資料請求フォーム、セミナー申込フォーム。Webサイト経由でお客様の情報を集める場面はあらゆる現場で増えています。
一方で、フォームを作るだけでは業務は楽になりません。集めた後にCRMへ転記したり、営業へ共有したりする手間が、別のところで膨らんでしまうからです。

Zoho Forms（ゾーホー フォームズ）は、その「集めた後」の動きまで設計できるフォーム作成ツールです。

本記事では、Zoho Formsの基本機能、Googleフォームとの違い、導入前に押さえておきたいポイントを整理します。

1. Zoho Formsとは

1-1. ノーコードで作れるクラウド型フォーム

Zoho Formsは、Zoho社が提供するクラウド型のフォーム作成ツールです。
ドラッグ＆ドロップで項目を並べるだけでフォームが組み上がるため、専門的な知識は要りません。
PCはもちろんスマホからも作成・管理が可能です。

またデザインのカスタマイズ性も高く、用途別のテンプレートは約100種類以上そろっています。

主な活用シーン

・問い合わせ受付
・資料請求
・イベント・セミナー申込
・アンケート
・社内申請

1-2. 強みは「単なるフォーム作成ツール」ではないこと

「フォームを作るだけ」なら、無料ツールはいくつもありますが、Zoho Formsを選ぶ理由は、送信されたデータを自動処理したり、別システムにそのまま受け渡しができるところにあります。
Zoho Formsは、集めたデータをそのまま業務システムへ自動連携し、後続業務まで設計できます。
情報収集ツールというより、業務効率化を支える情報収集基盤と捉えるのが正確です。

設計に組み込める要素には、たとえば次のようなものがあります。

💡Zoho Formsを使いこなせば、問い合わせを受けてから営業担当に渡るまでの動きが、フォーム送信のタイミングで自動で進められるようになりますよ！

1-3. Googleフォームとの違い

Zoho Formsを検討する方からよくいただく質問が「Googleフォームと何が違うのか」です。

端的にいうと、
Googleフォームは「回答を集めるためのツール」
Zoho Formsは「回答を集めた後、業務につなげるためのツール」です。

社内アンケートや簡単なイベント参加確認のように、回答を集めるところで完結するなら、Googleフォームで十分でしょう。
一方で、問い合わせや資料請求のように「回答が集まった後に営業担当へ渡す」「顧客データとして蓄積する」といった業務が続く場合は、Zoho Formsの方が向いています。

1-4. Zoho CRMをはじめとした各種ツールとの連携

Zoho FormsはZohoツールをメインに、他社の様々なツールと連携できます。

中でも強みなのが、Zoho CRMとは標準連携していることです。

CRMと連携することで、フォームで送信された内容が、顧客情報として自動で登録されます。
そのため、営業担当はCRMを開いた瞬間に新しいリードを確認でき、転記やコピー＆ペーストの手間が要りません。

2. Zoho Formsでできること

2-1. フォーム作成

Zoho Formsのフォーム作成画面は、左側に項目パーツがずらりと並んだパネル、右側にプレビューがリアルタイムで表示されるエディター画面、という構成です。

使いたい項目をドラッグして右側に置くだけで、フォームが組み上がっていきます。
専門的なHTMLやCSSの知識は必要なく、初心者でも簡単に作成できます。

フォーム作成方法は主に３パターン

新規にフォームを用意する方法は、大きく3パターンあります。

💡PDF／画像からの自動変換は、紙ベースの業務を電子化したい中小企業の現場でかなり重宝します。
たとえば既存の入会申込書や問診票のPDFを取り込んだり、AI自動作成機能を使えば、フォームの雛形を自動で生成してくれるため、ゼロから作り直す手間がいりません！

設定できる項目の種類

設定できる項目は、基本情報から決済・署名・サブフォームまで網羅されています。カテゴリ別に整理すると次のとおりです。

ここまでの幅をカバーできるので、問い合わせ・申込・アンケート・採用エントリー・見積依頼・予約・決済受付など、業務でよくあるフォームの大半は対応できます。

⚠️サブフォームは有料プランのみ、Zoho CRM項目はZoho CRM連携が前提です。

ステップフォームで離脱を防ぐ

入力項目が多くなりそうなフォームでは、ステップフォーム機能が便利です。

💡「ステップフォーム」とは、長いフォームを複数ページに分割して進めていく形式のことです。

長いフォームを複数ページに分割し、画面上部に進捗バーを表示しながら、回答者の心理的負担を下げられます。
一画面に20項目並ぶフォームと、5項目×4ページに分かれたフォームでは、後者の方が完了率が高くなる、というのは現場の感覚でも実感するところです。

デザインのカスタマイズとブランディング

公開するフォームの見た目は、自社サイトのデザインに揃えることができます。具体的には次のような項目を調整可能です。

💡なお、無料プランでは「Powered by Zoho」のフッターが表示されます。
これを消したい場合は有料プラン（ベーシック以上）への移行が必要です。

スマホ・タブレット対応とオフラインモード

Zoho Formsで作成したフォームは、回答者の端末画面サイズに自動で合わせて表示が調整されます。
各端末でどのように表示されるかは、プレビューからワンクリックで確認できます。

加えて、専用モバイルアプリ（iOS／Android）を使うと、管理者側もスマホからフォームの作成・修正・回答管理ができます。
出展ブースや屋外イベントなど、ネットがつながらない環境で回答を集める場合も、オフラインモードでいったん端末に保存し、オンライン復帰後に自動同期する仕組みが用意されています。

フォームの共有方法は7つ以上

作ったフォームは、いろいろな方法で回答者に届けられます。

具体的なユースケース

ここまで挙げた機能を組み合わせると、実際の業務ではこんな形でフォームが活用できます。

「予約フォームをGoogleカレンダーと連携させたい」というご相談は、私たちの現場でもよくあります。
Zoho Formsの日時項目を使えば、フォームから入った予約がそのままカレンダーの予定として登録されるため、面談や来店予約の管理が一気に楽になります。

2-2. データ管理

送信された回答は、自動でクラウドに保存されます。
エクセルに転記したり、メール受信箱からデータを掘り起こしたりする必要はありません。

社内で「あの資料請求、いつ来てたっけ？」と探し回ることが減ります。
フィルタで送信日や項目を絞り込めば、欲しい回答にすぐ辿り着けます。

2-3. 自動化

Zoho Formsの真価が出るのが、自動化機能です。
情報を集めるだけでなく、集めた後の動きまでフォーム側に組み込めます。

設計のポイントとしては、最初から複雑な承認フローを組まず、まずは送信通知メールと条件分岐の2つから設計することです。
複雑な分岐を入れすぎると、後から運用ルールを変えるときに修正範囲が広がります。

💡まずは現場に定着しやすように、シンプルな設定で始めることをおすすめしています。

日時予約・カレンダー連携の使い方と注意点

日時予約に関しては、補足しておきたいポイントがあります。

Zoho Formsの日付・時刻項目で選択された希望日時は、送信内容のままGoogleカレンダーに予定として自動登録されます。
手作業でカレンダーに登録する必要はありません。

ただし注意したいのが、
Zoho Formsの連携は「送信された日時をカレンダーに反映する」一方向の動きで、すでに予定が入っている日時を候補日から自動的に除外する仕組みではありません。

空き状況に連動した予約受付（埋まっている時間枠を選べないようにする等）を実現したい場合は、日程調整ツール「Zoho Bookings」との併用を検討する必要があります。

3. 導入前に押さえておきたい3つのポイント

導入前に整理しておきたいポイントを3つに絞ってお伝えします。
中小企業のZoho導入支援で繰り返し感じている、つまづきやすい論点です。

ポイント１　業務フローのどこにフォームを組み込むかを先に決める

フォームを作ってから「このデータ、どこに渡すんだっけ？」と運用を考え始めると、CRM側の項目との不整合が起きやすくなります。
先に業務フローを描き、フォームを置く位置を決めてから作るのが鉄則です。

ポイント２　CRM連携前提なら、フォーム項目をCRM側に合わせて設計する

Zoho CRMへの自動連携を前提にする場合、フォーム項目はCRM側の項目に揃えて設計します。
後から項目名を直そうとすると過去データの統一が難しくなり、レポート集計でズレが生じます。

ポイント３　フォームを増やしすぎない

部門ごとに似たフォームを量産すると、運用ルールがバラバラになり、メンテナンスコストが膨らみます。
テンプレート化して使い回せる設計にしておくと、運用負荷が下がります。

4. Zoho Formsが向いている企業

弊社が考える、Zoho Formsが特に向いているのは次のような企業です。

・問い合わせや資料請求のフォーム運用を、業務効率化につなげたい企業
・Zoho CRMをすでに利用している、または導入を検討している企業
・複数部門でフォームを使い回す予定があり、運用ルールを統一したい企業
・Googleフォームでは機能不足を感じ始めている企業

逆に、社内アンケートを一度きり実施したい程度の用途であれば、Googleフォームの方が手軽です。
「業務に組み込むか、単発で集めるか」が選定の入口になります。

5. よくある質問（FAQ）

Q. 無料プランだけでも使い続けられるか
利用期限はなく、永続的に使えます。ただし以下の制限があります。

小規模な問い合わせフォーム運用なら、無料プランでも十分カバーできます。送信数が増えてきた、複数部門で使い始めた、自社ブランディングを重視したい、といったタイミングで有料プランへの移行を検討すれば良いと思います。

料金ページ：https://www.zoho.com/jp/forms/pricing.html

Q. 既存のWebサイトにフォームを埋め込めるか
埋め込みは可能で、主に4つの方式から選べます。

自社サイトのデザインに合わせたいならJavaScript、最速で公開したいならiframe、という選び方が分かりやすいです。

Q. 他のフォームツールからの移行はできるか
ワンクリック移行ツールは用意されていませんが、現実的な移行は可能です。

移行のタイミングで気をつけたいのが、CRM側の項目に合わせてフォームを再設計するという点です。古いフォームの項目をそのまま持ち込むと、せっかくの移行機会を運用ルールの見直しに使えなくなります。

Q. スマホからでも作成・管理できるか
管理画面はPC・スマホの両方に対応しています。
出先で回答状況を確認したり、フォームの軽微な修正をかけたりも可能です。