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1. 商談の記録が営業を変える
「商談の状況をExcelで管理しているけど、更新が追いつかない」
「どの商談がどのステージにあるか、すぐに把握できない」
そんなお悩みはありませんか？
営業活動は日々動いています。商談の進捗をリアルタイムで把握できないと、抜け漏れや対応遅れが起きやすくなってしまいます。
Zoho CRMで、商談を一元管理し、そんなお悩みを解決しましょう。
Zoho CR Mでは、商談に関する情報をひとつの画面で管理できるので、チーム全体で進捗を共有しやすくなります。
この記事では、商談の基本的な考え方から、実際の作成手順まで分かりやすく解説します。
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2. そもそもZoho CRMの「商談」とは？
Zoho CRMでいう「商談」とは、受注に向けて進んでいる具体的な案件を指します。
・見込み客に提案をした
・金額や条件の話をしている
・受注・失注の判断がこれから行われる
このような「誰に・何を・いくらで提案しているのか」といった情報を持ち、受注までの営業活動を一元管理する単位です。
「商談」は「案件」「取引」など呼び方が会社によってさまざまありますので、認識しやすい名称で捉えていただいて大丈夫です。
本記事では、「商談」としてご紹介します。
Zoho CRMでは、「商談」は「商談タブ」で管理します。
タブとはデータを保管しているフォルダ／箱だと思ってください。
つまり「商談タブ」とは、進行中の商談を管理している箱で、ここで今どういった商談がどこまで進んでいるのかが一目でわかるようになっています。
「商談タブ」の一覧画面
商談で最も重要なのは、項目の選定
CRMで情報を管理していくにあたり、最も重要なのは登録する情報、つまり項目の選定です。
例えばこのように項目が多いと…
「本当に必要な情報はなんなのか分からない」
「入力が面倒なばかりで営業に活かせない」
などといった問題が出てきます。
不要な項目は入力の手間を増やすだけです。
CRMをうまく運用するために、必要な情報を楽に登録できる環境構築が必須です。
Zoho CRMでは、自社に合わせて柔軟に項目をカスタマイズすることができます。
まずは自社で管理したい、見える化したい情報はどれかを整理するところから始めてみましょう！
合わせて読むのにおすすめ！タブと項目作成ガイド;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-002
カスタム項目作成ガイド;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-003
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パイプラインとステージで現在地をもっと分かりやすくする
パイプラインとは、営業活動の流れを定義した“型”のことです。
パイプライン例
・初回接触
・ヒアリング
・提案
・見積
・受注
など、営業プロセスを段階ごとに整理したものをパイプラインと呼びます。
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そしてステージとは、各商談がパイプラインのどの段階にいるかを示す進捗状況です。
ステージは、パイプラインに沿って選択できます。
ステージを設定することで、商談ごとの現在の進捗を可視化できます。
つまりZoho CRMでは、
商談をパイプラインに沿って進め、ステージで進捗を管理する仕組みになっています。
例えばこの画像でいくと、赤枠で囲った「株式会社グランセール」は
「デモ環境パイプライン」の「提案済み」ステージにある商談、という位置づけになります。
パイプラインの詳しい解説は、ぜひこちらの記事をご参照ください。
パイプラインとは？;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-005
3. 商談の登録方法
それでは、商談の登録方法を解説します。
3.1 新規作成
１：ホームの「案件」タブから、右上にある「案件を作成」をクリック
２：入力フォームが表示されるため、項目に沿って必要な情報を入力し、右上の保存するをクリック
何件か登録したい場合は、「保存して新しく作成する」をクリックすると、画面を閉じずに続けて作成することができます。
⚠️左端に赤いラインが入っている項目は必須項目です。入力しないと保存することができません。
必須項目の入力
商談フォームには複数の項目がありますが、一部はデフォルトで必須項目として設定されています。
これらの必須項目は基本的に削除できないため、必ず入力する必要があります。
項目名 | 内容 |
|---|---|
商談名 | 案件の名称（例：「株式会社〇〇 システム導入案」） |
取引先名 | 商談相手の会社名（既存の取引先から選択） |
担当者 | 商談の担当営業（自分または他のメンバー） |
商談ステージ | 現在の進捗状況（例：提案中・交渉中） |
パイプライン | 複数のパイプラインを使い分けている場合、任意のものを選択 |
⚠️ 「商談ステージ」は選択式になっています。自社の営業プロセスに合ったステージが設定されているか確認してみましょう。ステージは管理者が編集できます。
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3.2 既存データの更新／編集
１：すでに作成しているデータを更新する場合
商談タブで更新したいデータをクリック
２：項目にカーソルを合わせクリックすると編集できます。
入力内容を保存する場合は、青いチェックマークを、キャンセルする場合は×マークを押してください。
💡ステージは、項目からだけででなく上部にある進捗表示欄からも直接更新できます。
項目の編集ではプルダウンから選ぶ形になりますが、
進捗表示欄では、ワンクリックで商談を次のステージに更新可能です。
どちらかを更新すると、もう一方は自動的に同じ内容で更新されます。
ステージが変わると、一覧画面上でも表示位置が変わります。
画像のようにかんばん表示にしている場合、ステージが受注に近づくにつれて、右へと進んでいきます。
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4. 商談を使いこなすためのポイント
①ステージは自社に合わせてカスタマイズする
Zoho CRMには初期設定のステージが入っていますが、実際の営業フローに合わせて変更するのがおすすめです。
「ヒアリング完了」「見積提出」「契約手続き中」など、自社独自のステージを設定することで、より使いやすくなります。
💡 ステージの編集について、詳細はこちらの記事をチェック！;https://heyknot.com/zohodx/article/crm101-005
②項目をしっかり精査する
不要な項目は、データ作成を複雑にするだけです。
必要なものと不要なものを社内でしっかり精査したうえで構築することをおすすめします。
特に初めてCRMを扱う場合は、欲張らず、まずは日々の業務を支えられる環境づくりを目指しましょう。
また、項目は営業プロセス（ステージ）に沿って配置し、
役割の近いもの同士をセクションでまとめることで、入力のしやすさと視認性が向上します。
「どこに何があるか」が直感的にわかる状態は、実際に入力する営業担当者にとって大きな助けになります。
③データ詳細画面は可能な限りシンプルに
データの詳細ページには、その商談に関するすべての情報が表示されます。
項目に沿って入力した情報に加え、メモや未完了・完了した活動、関連するキャンペーンなどの紐づく情報も、関連リストとして確認できます。
ただし、これらも項目と同様に、不要なものが多いと視認性を損なう原因になります。
必要なものに絞って表示することをおすすめします。
💡詳細画面のカスタマイズ方法
設定画面から「タブと項目」へ進み、「作成」の隣にある「詳細表示」をクリックします。
カーソルを合わせると出てくる、右上に×マークで削除できます。
追加したい場合は、配置したい場所にドラッグ＆ドロップで差し込むだけでOKです。
並び替えも同様に、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。
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5. CRM活用を、ここから始めよう
Zoho CRMの商談を使えば、進捗をチーム全員でリアルタイムに共有できます。
Excelでの管理から一歩進んで、情報を一元化することで、対応漏れや確認コストをぐっと減らせます。
まずは1件、商談として登録してみましょう！
使っていくうちに「これは便利だ」と実感できるはずです。
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私たちHeyKnot株式会社では、Zoho CRMの導入支援から運用改善までサポートを行っています。
- 商談タブの設定方法が分からない
- 商談ステージを自社に合わせてカスタマイズしたい
- CRMをもっと営業活動に活かしたい
など、些細なことでもお気軽にご相談ください。 皆さまと同じ目線で伴走しながら、最適な環境づくりをお手伝いします。
最適なCRMづくりはHeyKnotへお任せください！お問い合わせはこちらから;https://heyknot.com/zohodx/contact
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