Zoho上でExcelを再現｜Zoho CRMのSheet表示機能の実践活用法

1. CRMとExcelを行き来する、その手間をなくす

「せっかくCRMにデータは入っているのに、集計はExcelでしてしまっている」
「複数の情報をまとめて修正したいのに、一件ずつ開いて編集している」
「これまで使ってきたエクセルのやり方を急に変えることに、現場が戸惑っている」

このような悩みにもし一つでも当てはまるなら、今回ご紹介するZoho CRMに搭載されている「Sheet表示機能」をぜひ一度試してみてください。
「Sheet表示機能」であれば、わざわざデータをエクスポートすることなく、CRM上のデータをそのまま分析、加工することができます。
ExcelやGooglスプレッドシートに近い操作感のため、現場にも取り入れやすいのが特長です。

本記事では、CRMの情報がExcel形式で編集できる、ということに主眼を置き、Zoho CRMの「Sheet表示機能」の主な活用シーンと、基本的な使い方を解説します。

2. そもそもZohoのSheet表示機能とは？

厳密には、Zoho社が提供しているのは「Zoho sheet」と、Zoho CRMの「Sheet表示機能」の2種です。
どちらもZohoCRMで管理しているデータをエクスポートすることなく、分析・加工することができ、スムーズな連携作業が可能です。

↑Zoho CRMのsheet表示機能のイメージ

sheet表示機能（ Zoho CRMのsheet機能）

CRMデータを表形式で表示・編集するためのZoho CRM内の機能です。
CRM内のデータの編集や加工が中心の「データを扱う機能」であり、例えば項目の追加や並び替えなど、CRMの設計を変更することはできません。

💡本記事では、本機能を「CRM内Sheet」という名称でご紹介していきます！

Zoho sheet

ExcelやGoogleスプレッドシートのような独立したツールです。
自由にシートを設計でき、CRM以外のデータも扱えます。
Excelとも互換性があるため、社外の人から送られてきたデータでもフォーマットを崩さずにZoho Sheet上で作業することができます。

3. sheet表示機能を使うメリットは？

メリットとして特に大きいのは、次の点です。
・CRMと直接連携できる（CSV出力不要で、そのまま編集・更新可能）
・複数人での同時編集が可能（最新版のファイル共有などの必要がない）
・データの一括更新や重複整理がしやすい

こんな作業していませんか？

Zoho CRMと連携することで、「一度Excelに出してから整える」という手間をかけずに同じ作業を行えます。 sheet表示機能を活用することで、社内でバラバラに管理していたデータを常に最新版としてCRMに集約できます。

💡ExcelやCSVのデータ整形による手間やミスが削減できるのは嬉しいポイントです！

また、CRMで詳細画面を都度開いて編集・保存を繰り返すことなく、Excelと同じ感覚で複数レコードをまとめて修正・更新することも可能です。
操作感はほぼExcelやGoogleスプレッドシートと同じで、CRMの画面に慣れていなくても簡単に扱うことができます。

例：逆に入力されている姓名の項目を一括で修正

保存後すぐにCRMにも反映されます。

💡効率よくデータを更新したい場合に、とても便利な機能です！

4. Excelと比較してできること・できないこと

💡Excelを高度にカスタマイズして使用している場合は、一部に制限が出る可能性がありますが、それ以外の操作はほぼ問題なく行えます！

営業の日常業務で使う機能は9割カバー可能なうえ、CRMと連携できる分、むしろ効率的です。
とてもおすすめの機能なので、ぜひ積極的に活用してみてください。

5. 基本的な使い方

5.1　CRM内sheetへのアクセス

１：sheet表示をしたいタブをひらきます。
２：右上の「…」または「処理」から「Zoho sheet表示」をクリックするとアクセスできます。

5.2　項目の編集

CRM内Sheetでは、項目を直接編集できます。 例として、「奥野誠さん」の氏名がフルネームで「名」の項目に入ってしまっているのを、CRM内Sheetで書き換えてみます。

💡見た目や操作感は、エクセルやGoogleスプレッドシートと大差ありません！

保存すると、すぐにCRMにも反映されます。

5.3　フィルター設定

編集したい列の▼から条件を選び、「フィルター」をクリックすると反映されます。 フィルターを解除する場合は「クリア」をクリックします。

💡入力の漏れているデータはないか、などを検索するにも便利です！

6. 管理も分析もCRM上で完結する運用へ

今回ご紹介したZoho CRM の「Sheet表示機能（CRM内Sheet）」は、「分析はExcel、保管はCRM」という分断をなくすための仕組みです。 一部制限はあるものの、日常的な業務や、わざわざExcelから出してからやっていた作業の多くは十分カバーできます。

もし今、少しでも当てはまる課題があるなら、まずは一度、Sheet表示機能を試してみてください。